WSP:n tietosuojailmoitus työnhakijoille

2. Mitä henkilötietoja keräämme?

WSP:n palvelukseen hakeutumisen yhteydessä saatamme käsitellä seuraavia henkilötietoja: 

• ansioluettelon, saatekirjeen ja opintosuoritusotteen sisältämät tiedot,
• hakemuslomakkeessa annetut tiedot, mukaan lukien nimi, osoite, puhelinnumero, henkilökohtainen sähköpostiosoite, koulutustaso, oppilaitokset, kielitaito sekä palkka, jonka olet saanut ennen WSP:lle hakemista (nämä tiedot ovat vapaaehtoisia), 
• tutkintotodistukset tai lisenssit ja muut ammattipätevyydet/-todistukset, 
• tiedot siitä, onko sinulla oikeus työskennellä siinä maassa, jossa olet hakenut työtä, mukaan lukien mahdolliset viisumit/työluvat, 
• WSP:n rekrytointiprosessin aikana tehtyjen persoonallisuustestien / muiden verkkoarviointien tulokset/vastaukset,
• haluamasi palkka sekä toiveesi työsuhteen ja muuton suhteen, ja 
• haastattelun aikana meille annetut tiedot. 

Saatamme pyytää myös alla lueteltuja henkilötietoja tietyissä maissa, joihin haet töihin, jos se on laillisesti sallittua, jotta voimme seurata WSP:n henkilöstön moninaisuutta ja yhtäläisiä mahdollisuuksia. Tämä tapahtuu kuitenkin vapaaehtoisuuden perusteella, joten sinun ei tarvitse antaa meille seuraavia tietoja, jos et niin halua: 

• syntymäaika
• kansalaisuus
• sukupuoli
• seksuaalinen suuntautuminen
• uskonto
• alkuperäiskansojen identiteetti
• mahdollinen pakolaisasema
• rotu / etninen alkuperä
• sotilas-/veteraaniasema ja
• vammaisuus (mukaan lukien se, tarvitaanko haastatteluissa/arvioinneissa kohtuullisia mukautuksia). 

Suoraan meille antamiesi tietojen lisäksi saatamme saada tietoja sinusta myös muista lähteistä. Näitä ovat esimerkiksi:

• rekrytointitoimistot (nimetty rekrytointitoimistomme siinä maassa, jossa haet töitä, saattaa luovuttaa meille ansioluettelosi ja muut tietosi, jos haluat tietoja siitä, miten toimisto käsittelee henkilötietojasi, ota yhteyttä suoraan toimistoon ja tutustu sen tietosuojailmoitukseen)
• suosituksesi
• nimetyt korkeakoulut ja ammatilliset tahot (koulutukseen liittyvien ja ammatillisten pätevyyksien/todistusten todentamista varten)
• palveluntarjoajat, jotka suorittavat puolestamme muita taustaselvityksiä, jos ne ovat laillisesti mahdollisia, esimerkiksi rikosrekisteri- tai luottotietotarkastuksia, ja
• urasivustot, jos olet antanut niissä itsestäsi tietoja julkisesti, esimerkiksi LinkedIn. 

Käsittelemme sinua koskevia saamiamme henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

3. Millainen oikeusperusta meillä on henkilötietojesi käyttöön?

Tärkeimmät oikeudelliset syyt, joiden vuoksi keräämme henkilötietojasi, ovat seuraavia:

• soveltuvuutesi arvioiminen hakemaasi tehtävään, jotta voimme tehdä kanssasi työsopimuksen, jos hakemuksesi hyväksytään,
• lakisääteisten ja määräyksiin liittyvien velvollisuuksiemme täyttäminen (esim. pitämällä kirjaa palkkauskäytännöistämme ja muissa verotukseen, tilintarkastukseen ja työoikeuteen liittyvissä tarkoituksissa), tai
• WSP:n liiketoiminnan oikeutettujen etujen vuoksi (esim. henkilötietojen käyttö on välttämätöntä, jotta voimme rekrytoida ihmisiä tiettyihin tehtäviin, jotta voimme hoitaa liiketoimintamme tehokkaasti ja hallita järjestelmiemme turvallisuutta), mutta vain silloin, kun yksityisyytesi suojaaminen ei syrjäytä näitä etuja.

Lisäksi, jos keräämme sinulta henkilötietoja, jotka on luokiteltu arkaluonteisiksi tietosuojalainsäädännön mukaan, käytämme niitä, jotta voimme täyttää lakisääteiset velvollisuutemme mahdollisena työnantajana (kuten oikeudenmukaisten rekrytointiprosessien varmistamisessa).

Vaihtoehtoisesti pyydämme nimenomaisen suostumuksesi ennen rekrytointiprosessissa tarvittavien henkilötietojen ja/tai arkaluonteisten tietojen käsittelyä, jos meidän on lakisääteisesti niin tehtävä siinä maassa, jossa haet työtä.

Huomaa, että voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sen antamisen jälkeen. Tämä ei vaikuta aikaisempaan WSP:n suorittamaan tietojen käytön laillisuuteen. Tietyissä tilanteissa suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa mahdollisuuksiimme rekrytoida sinut, esimerkiksi jos WSP ei voi tehdä tiettyjä lain sallimia taustaselvityksiä sinusta. 

4. Miten käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin: 

• soveltuvuutesi arvioiminen työsuhteessa kanssamme ja mahdollisen myöhemmän haastattelu-/arviointiprosessin aikana sekä päätöksenteko siitä, tehdäänkö sinulle työtarjous – kopiot toimittamistasi tiedoista ja mahdollinen muu kirjeenvaihto säilytetään, jotta voimme edistää työhakemustasi ja jotta voimme tallentaa työllistämistä ja oikeudenmukaista pääsyä koskevat prosessimme (ks. tarkemmat tiedot jäljempänä kohdassa Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?),
• toimitilojemme ja järjestelmiemme turvallisuuden hallinta (mukaan lukien verkon hakuportaalit),
• WSP:n lakisääteisten oikeuksien suojaaminen ja WSP:lle asetettujen lakisääteisten ja määräyksiin liittyvien vaatimusten noudattaminen (mukaan lukien tietojen luovuttaminen oikeudellisten vaateiden ja muiden etiikkaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevien tutkimusten yhteydessä),
• taitojesi ja kokemuksesi arvioiminen sopivia työtilaisuuksia varten, jos olet ilmaissut kiinnostuksesi saada asiasta ilmoituksia tulevaisuudessa, ja      
• moninaisuuden ja yhtäläisten mahdollisuuksien seuranta WSP:ssä silloin, kun se on laillisesti sallittua, analysoimalla vapaaehtoisesti antamiasi lisätietoja (ks. edellä kohta Mitä henkilötietoja keräämme?). Emme käytä näitä tietoja mihinkään työsuhteeseen liittyviin päätöksiin, ja niitä käytetään vain yhdistetyssä muodossa (eli tiedot ryhmitellään muiden samankaltaisten tietoluokkien kanssa tilastotietojen saamista varten, eikä niistä voida tunnistaa yksilöitä). 

Voimme ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, jotta voimme keskustella hakemuksestasi, ja jos hakemuksesi hyväksytään, otamme tietyissä maissa yhteyttä suosittelijoihisi, jotta voimme saada sinusta suosituksia.

Huomaa, että jos hakemuksesi hyväksytään ja sinulle tarjotaan vakituista tai väliaikaista työtä WSP:llä, sinulta saatetaan edellyttää tiettyjen taustaselvitysten suorittamista ennen kuin voimme virallistaa työsuhteesi kanssamme. Tähän saattaa sisältyä akateemisen/ammatillisen pätevyytesi, työhistoriasi, luottotietojesi, rikosrekisterisi ja sairaushistoriasi tarkistaminen hakemasi tehtävän ja sen maan lainsäädännön mukaisesti, jossa haet töitä. Pyydämme sinua suorittamaan asiaankuuluvat ja laillisesti sallitut taustaselvitykset vasta rekrytointiprosessin loppuvaiheessa, ja silloin:

• saat lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käytetään taustaselvityksissä, ja oikeuksistasi henkilötietojesi osalta, ja
• sinua pyydetään antamaan nimenomainen suostumuksesi siihen, että WSP voi tehdä tällaisia taustaselvityksiä. 

5. Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi?

Voimme tarvittaessa jakaa henkilötietojasi rekrytointitoimistoille ja muille palveluntarjoajille, jotka toimivat puolestamme ja jotka käyttävät tietoja vain kyseisen palvelun tarjoamiseen. Saatamme esimerkiksi käyttää kolmansien osapuolten organisaatioita: 

• suorittamaan taustaselvityksiä WSP:n puolesta tai
• avustamaan meitä persoonallisuustesteissä tai muissa verkkoarvioinneissa, joita saatetaan tarvita rekrytointiprosessin aikana tietyissä tehtävissä. 

Varmistamme, että kaikki sopimusperusteisesti käyttämämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajat sitoutuvat noudattamaan asianmukaista turvallisuus- ja salaustasoa henkilötietojesi suojaamiseksi. Saatamme myös jakaa henkilötietojasi liiketoimintamme ostajan tai mahdollisen ostajan kanssa, mutta vain silloin, kun se on välttämätöntä ja tapahtuu asianmukaisten salassapitovelvoitteiden mukaisesti.

Saatamme myös jakaa henkilötietojasi muiden WSP-konserniin kuuluvien yksiköiden kanssa esimerkiksi silloin, kun työtehtäviisi kuuluu työskentelyä muissa toimistoissa työskentelevien henkilöiden kanssa. Tietyissä olosuhteissa meidän on mahdollisesti jaettava henkilötietojasi ulkopuolisille lakisääteisesti tai määräyksien vuoksi, jos esimerkiksi tuomioistuin, poliisi tai muu lainvalvontaviranomainen tai sääntelyelin on pyytänyt niitä meiltä. 

6. Siirretäänkö henkilötietojasi ulkomaille?

Kun haet työtä WSP:ltä, henkilötietojasi

• käsittelee WSP:n yksikkö siinä maassa, johon olet sijoittunut ja jossa haet työtä, tai
• käsitellään maassa, jonne WSP on keskittänyt hakemusten hallinnointiprosessinsa. 

Henkilötietojasi saatetaan lähettää WSP:n liiketoiminnan kansainvälisen luonteen vuoksi toiseen maahan joko toiselle WSP:n yksikölle tai ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Luettelo maista, joissa toimimme, löytyy verkkosivuiltamme. Tietyissä maissa saattaa olla käytössä erilaisia tietosuojanormeja kuin siinä maassa, johon olet sijoittunut. Olemme kuitenkin ottaneet käyttöön sopimuksellisia tai muita asianmukaisia suojakeinoja, jotta voimme varmistaa, että henkilötietojasi suojellaan samojen standardien mukaisesti kaikkialla maailmassa.  

7. Miten suojaamme henkilötietojasi?

Olemme sitoutuneet varmistamaan, että kaikki hallussamme olevat henkilötietosi säilytetään turvallisesti käytäntöjemme ja menettelyjemme mukaisesti. Näihin kuuluvat asianmukaiset organisatoriset ja tekniset suojakeinot, kuten pääsynvalvonta, järjestelmiemme säännölliset tunkeutumistestit sekä henkilöstön ja kolmansien osapuolten palveluntarjoajien huolellinen valinta. 

8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Kun haet työpaikkaa WSP:ltä, säilytämme henkilötietojasi sovellettavien lakisääteisten vaatimusten ja määräysten mukaisesti (vähintään 12 kuukautta hakuprosessin päättymisestä). Tietyissä työhakemuksissa sinulla voi kuitenkin olla mahdollisuus sallia, että säilytämme tietojasi pidempään eli 24 kuukautta, jotta voimme ilmoittaa sinulle, jos sopivia tehtäviä tulee tulevaisuudessa avoimeksi. Tällaisissa tapauksissa henkilötietosi poistetaan rekrytointiportaalissamme valitsemasi vaihtoehdon mukaisesti, paitsi jos meidän on säilytettävä joitakin sinua koskevia tietoja edelleen lakisääteisesti ja määräysten mukaisesti.

9. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen?

Sijoittumismaasi ja/tai sen maan lainsäädännön mukaan, jossa haet työtä, sinulla saattaa olla oikeus pyytää WSP:tä:

1. toimittamaan kopion henkilötiedoistasi,
2. korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet muuttamalla sähköistä hakemustasi, jos se on mahdollista, tai ilmoittamalla meille, jotta voimme tehdä tarvittavat muutokset,
3. muuttamaan tai peruuttamaan suostumuksesi henkilötietojesi keräämiseen, käyttämiseen ja luovuttamiseen, jos WSP on saanut suostumuksesi tähän (huomaa, että tällä voi olla vaikutusta hakemukseesi, kuten selitetään kohdassa Millainen oikeusperusta meillä on henkilötietojesi käyttöön?),
4. poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme, ellei WSP:llä ole laillista perustetta säilyttää niitä (kuten selitetään kohdassa Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?),
5. keskeyttämään henkilötietojesi käytön kunnes: 
• WSP tarkistaa henkilötiedoissasi olevat epätarkkuudet, joista ilmoitat meille, tai 
• arvioimme, että WSP:n oikeutetut edut henkilötietojesi käsittelyssä ovat suuremmat kuin sinun etusi siitä, että tietoja ei käsitellä, 
6. siirtämään henkilötietojasi sinulle tai toiselle organisaatiolle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa (ns. siirto-oikeus), ja
7. käsittelemään tietoja muulla tavalla kuin automaattisesti (huomaa kuitenkin, että WSP ei tällä hetkellä suorita automaattista käsittelyä ilman ihmisen suorittamia toimenpiteitä – esimerkiksi rekrytointiprosessissa tiettyjen verkkotehtävien pisteytys on automatisoitu, mutta tätä pistemäärää käytetään kuitenkin vain laajemman rekrytointiprosessin yhteydessä; päätöksiä ei tehdä pelkästään pistemäärän perusteella).

Lisäksi voit myös vastustaa henkilötietojesi käyttöä joissakin olosuhteissa, kuten silloin, kun käytämme niitä oikeutettujen etujemme vuoksi. Tätä oikeutta voidaan kuitenkin rajoittaa, jos meillä on pakottavia perusteltuja syitä jatkaa henkilötietojesi käsittelyä ja nämä syyt syrjäyttävät tietosuojaoikeutesi. 

Ota meihin yhteyttä (yhteystietomme alla), jos haluat kysyä näistä oikeuksista. Huomaa myös, että joissakin maissa voit muuttaa/korjata profiiliasi/henkilötietojasi verkossa olevien rekrytointiportaaliemme kautta.

10. Miten voit ottaa meihin yhteyttä?

Toivomme, että tästä tietosuojailmoituksesta on ollut apua, koska siinä kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi ja millaisia oikeuksia sinulla on valvoa niitä.  

Jos sinulla on kysymyksiä, huolenaiheita tai valituksia sinusta hallussamme olevista tiedoista, ota meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. 

11. Valitukset

Sinulla voi olla oikeus tehdä valitus asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle (DPA) milloin tahansa.  Olisimme kuitenkin kiitollisia, jos voisimme ensin ymmärtää huolenaiheesi, ennen kuin otat yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Saat lisätietoja WSP:n maailmanlaajuisen tietosuojailmoituksen   osiosta 12. 

12. Muutokset tähän tietosuojailmoitukseen

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty viimeksi tämän sivun yläosassa ilmoitettuna päivänä. Voimme muuttaa tätä tietosuojailmoitusta ajoittain päivittämällä tätä sivua.