Avis sur la protection des données personnelles des candidats de WSP

2. Quelles sont les données personnelles que nous collectons?

Dans le cadre de votre candidature pour travailler chez WSP, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes: 

• les informations contenues dans votre CV, votre lettre de motivation et votre relevé de notes; 
• les informations fournies dans votre formulaire de candidature, notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique personnelle, votre niveau d'études, vos établissements d'enseignement, vos compétences linguistiques, etc. ainsi que votre salaire avant de postuler chez WSP (qui est fourni à titre facultatif);  
• les certificats ou licences professionnels que vous détenez et toute autre qualification/certification professionnelle;  
• des informations permettant de déterminer si vous êtes autorisé à travailler dans le pays où vous avez demandé à travailler, y compris les visas/permis de travail dont vous êtes titulaire;  
• vos résultats/réponses aux tests de personnalité/autres évaluations en ligne effectués au cours du processus de recrutement de WSP; 
• le salaire souhaité et les préférences en matière d'emploi et de relocalisation; et  
• les informations fournies lors d'un entretien. 

En fonction du pays dans lequel vous postulez pour travailler et si nous sommes légalement autorisés à le faire, nous pouvons également demander les données personnelles énumérées ci-dessous pour contrôler la diversité et l'égalité des chances au sein de la main-d'œuvre de WSP. Notez toutefois que ceci se fait sur une base volontaire, de sorte que vous n'êtes pas obligé de nous fournir les informations suivantes si vous préférez ne pas le faire: 

• date de naissance; 
• nationalité; ; 
• sexe;  
• orientation sexuelle;  
• religion;  
• identité autochtone;  
• si vous avez le statut de réfugié; 
• race/ethnie; 
• statut de militaire ou d’ancien combattant; et 
• handicap (y compris la question de savoir si des ajustements raisonnables sont nécessaires pour les entretiens/évaluations). 

Outre les informations que vous nous fournissez directement, nous pouvons également trouver des informations vous concernant auprès d'autres sources. Par exemple: 

• les agences de recrutement (votre CV et d'autres informations peuvent nous être communiqués par notre agence de recrutement désignée dans le pays où vous postulez. Pour plus d'informations sur la manière dont l'agence traite vos données personnelles, veuillez vous adresser directement à l'agence pour consulter son avis sur la protection des données personnelles); 
• vos références; 
• les établissements d'enseignement et les organismes professionnels que vous avez nommés (pour vérifier vos qualifications/certifications académiques et professionnelles); 
• les prestataires de services qui effectuent des vérifications supplémentaires des antécédents pour notre compte lorsque nous sommes légalement autorisés à le faire, telles que des vérifications du casier judiciaire ou des références de crédit; et 
• lorsque vous avez rendu publiques des informations vous concernant sur des sites de carrière, tels que LinkedIn. 

Nous traiterons toutes les données personnelles vous concernant que nous recevons conformément au présent Avis sur la protection des données personnelles. 

3. Sur quelle base juridique utilisons-nous vos données personnelles?

Les principales bases juridiques nous nous fondons pour collecter vos données personnelles sont parce que celles-ci sont nécessaires: 

• pour évaluer votre aptitude à occuper le poste auquel vous postulez, en vue de conclure un contrat de travail avec vous si votre candidature est retenue; 
• pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires (par exemple, en conservant les dossiers relatifs à nos pratiques d'embauche et à d'autres fins fiscales, d'audit et de droit du travail); ou 
• pour la poursuite des intérêts légitimes de WSP en tant qu'entreprise (il est par exemple essentiel d'utiliser des données personnelles pour recruter à certains postes afin de pouvoir gérer efficacement nos opérations commerciales et pour gérer la sécurité de nos systèmes), mais uniquement lorsque ces intérêts ne sont pas supplantés par la nécessité de protéger votre vie privée. 

En outre, lorsque nous collectons auprès de vous des données personnelles considérées sensibles en vertu des lois sur la protection des données, nous les utilisons pour remplir nos obligations légales en tant qu'employeur potentiel (par exemple, pour garantir des procédures de recrutement équitables). 

Par ailleurs, si nous sommes légalement tenus de le faire dans le pays où vous postulez pour travailler, nous vous demandons votre consentement explicite avant de traiter les données personnelles et/ou les données sensibles nécessaires au processus de recrutement. 

Veuillez noter que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment après l'avoir donné. Cela n'affectera pas la légalité de l'utilisation antérieure de ces informations par WSP. Dans certaines situations, cependant, le retrait du consentement pourrait avoir une incidence sur notre capacité à vous recruter, par exemple si WSP ne peut pas procéder à certaines vérifications de vos antécédents autorisées par la loi. 

4. Comment utilisons-nous vos données personnelles?

Nous utiliserons vos données personnelles aux fins suivantes:  

• pour évaluer votre aptitude à travailler pour nous et dans le cadre de toute procédure d'entretien/d'évaluation ultérieure, et pour nous aider à prendre la décision de vous faire ou non une offre d'emploi. Des copies des informations que vous soumettez et de toute correspondance ultérieure seront conservées afin de traiter votre candidature et pour documenter nos processus de recrutement et d'accès équitable (voir plus de détails ci-dessous à l’article « Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles? ») 
• pour gérer la sécurité de nos locaux et de nos systèmes (y compris nos portails de candidature en ligne); 
• pour protéger les droits de WSP et se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables à WSP (y compris la divulgation d'informations dans le cadre d'actions en justice et d'autres enquêtes en matière d'éthique et de conformité); 
• pour évaluer vos compétences et votre expérience en lien avec des offres d'emploi appropriées, lorsque vous avez exprimé le souhait d'être informé de ces offres à l'avenir; et   
• pour contrôler la diversité et l'égalité des chances au sein de WSP lorsque nous sommes légalement autorisés à le faire, en analysant toute information supplémentaire que vous nous fournissez volontairement (voir ci-dessus « Quelles sont les données personnelles que nous recueillons? »). Nous n'utilisons pas ces informations pour prendre des décisions liées à l'emploi et elles ne sont utilisées que sous une forme agrégée (c'est-à-dire que les informations seront regroupées avec des informations de catégories similaires provenant d'autres personnes afin de fournir des données statistiques uniquement et n'identifieront aucun individu personnellement). 

Nous pouvons vous contacter par courrier électronique ou par téléphone afin de discuter de votre candidature et, dans certains pays, si votre candidature est retenue, nous contacterons vos personnes de référence afin d'obtenir des références à votre sujet. 

Veuillez noter que si votre candidature est retenue et qu'un poste permanent ou temporaire vous est proposé chez WSP, il pourra vous être demandé de vous soumettre à certaines vérifications d'antécédents avant que nous n'officialisions votre emploi chez nous. En fonction du poste pour lequel vous postulez et de la législation du pays dans lequel vous souhaitez travailler, il peut s'agir de vérifier vos qualifications académiques/professionnelles, vos antécédents professionnels, vos antécédents en matière de crédit, votre casier judiciaire et vos antécédents médicaux. Toutefois, nous ne vous demanderons de vous soumettre à des vérifications d'antécédents pertinentes et autorisées par la loi qu'au stade final du processus de recrutement et, à ce moment-là: 

• vous recevrez de plus amples informations sur la manière dont vos données personnelles seront utilisées dans le cadre du processus de vérification des antécédents, ainsi que sur vos droits relatifs à vos données personnelles; et 
• il vous sera demandé de consentir explicitement à ce que le WSP procède à de telles vérifications. 

5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles?

Nous pouvons partager vos données personnelles, si nécessaire, avec des agences de recrutement et d'autres prestataires de services agissant pour notre compte, qui n'utiliseront ces informations que pour fournir ce service. Par exemple, nous pouvons faire appel à des organisations tierces pour: 

• effectuer des vérifications d'antécédents pour le compte de WSP; ou 
• nous aider à effectuer des tests de personnalité ou d'autres évaluations en ligne qui peuvent être nécessaires au cours du processus de recrutement pour certains postes. 

Nous veillerons à ce que tout prestataire de services tiers auquel nous faisons appel s'engage contractuellement à respecter un niveau de sécurité et de confidentialité approprié pour protéger vos données personnelles. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec un acheteur ou un acheteur potentiel de notre entreprise, mais uniquement lorsque cela est nécessaire et dans le cadre d'obligations de confidentialité appropriées. 

Nous pouvons également être amenés à partager vos données personnelles avec d'autres entités du groupe WSP, par exemple lorsque votre rôle implique de travailler avec des personnes dans nos autres bureaux. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles en dehors de WSP à des fins légales ou réglementaires, par exemple lorsqu'un tribunal, la police, ou un autre organisme chargé de l'application de la loi ou une autorité règlementaire nous les a demandées. 

6. Vos données personnelles sont-elles transférées à l'étranger?

Lorsque vous postulez à un emploi chez WSP, vos données personnelles sont traitées: 

• par l'entité WSP compétente dans le pays où vous êtes basé et où vous postulez pour travailler; ou 
• dans un pays où WSP a centralisé ses processus de gestion des candidatures. 

En raison de la nature globale des opérations commerciales de WSP, il peut être nécessaire d'envoyer vos données personnelles dans un autre pays, soit à une autre entité de WSP, soit à un prestataire de services externe. Une liste des pays dans lesquels nous opérons est disponible sur notre site web. Le régime de protection des données de certains de ces pays peut être différent de celui du pays où vous êtes basé. Toutefois, nous mettons en place les protections contractuelles ou autres protections appropriées, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, afin de garantir que vos données sont correctement protégées dans le monde entier. 

7. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles?

Nous nous engageons à veiller à ce que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient conservées en toute sécurité conformément à nos politiques et procédures. Celles-ci comprennent des mesures de sécurité organisationnelles et technologiques appropriées, telles que des contrôles d'accès, des tests de pénétration réguliers de nos systèmes et une sélection rigoureuse du personnel et des prestataires de services tiers. 

8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Lorsque vous postulez à un emploi chez WSP, nous conservons vos données personnelles conformément aux exigences légales et réglementaires applicables (au minimum 12 mois à compter de la fin du processus de candidature). Toutefois, pour certaines candidatures, vous pouvez nous autoriser à conserver vos données pendant une période plus longue de 24 mois, afin que nous puissions vous avertir si des postes adéquats se libèrent à l'avenir. Dans ce cas, vos données personnelles seront supprimées conformément à l'option que vous avez choisie sur notre portail de recrutement, à moins que nous ne devions continuer à conserver certains détails vous concernant à des fins légales et réglementaires. 

9. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles?

En fonction du pays où vous êtes basé et/ou du pays où vous postulez pour travailler, vous pouvez avoir le droit de demander à WSP de: 

1. vous fournir une copie de vos données personnelles; 
2. corriger toute inexactitude dans vos données personnelles en modifiant votre candidature en ligne, dans la mesure où vous êtes en mesure de le faire, ou en nous informant pour que nous procédions aux modifications nécessaires; 
3. modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos données personnelles, lorsque WSP a obtenu votre consentement à cet effet (veuillez noter l'impact que cela peut avoir sur votre candidature auprès de nous, comme expliqué à l’article « Sur quelle base juridique utilisons-nous vos données personnelles? ») 
4. supprimer vos données personnelles de nos systèmes, à moins qu'il n'existe une justification légale pour que WSP les conserve (comme expliqué à l’article « Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles? ») 
5. interrompe l’utilisation de vos données personnelles jusqu'à ce que: 
• WSP vérifie toute inexactitude dans vos données personnelles que vous nous avez notifiées; ou
• nous estimons que les intérêts légitimes de WSP dans le traitement de vos données personnelles l'emportent sur vos intérêts dans le non-traitement des données;
6. transférer vos données personnelles à vous-même ou à une autre organisation dans un format électronique couramment utilisé (connu sous le nom de droit à la portabilité des données); et 
7. ne pas faire l'objet d'un traitement automatisé (veuillez toutefois noter qu’à ce jour, WSP ne procède pas à un traitement automatisé sans intervention humaine. Par exemple, dans le cadre du processus de recrutement, la notation de certaines tâches en ligne est automatisée. Toutefois, cette note n'est utilisée que dans le cadre du processus d'embauche au sens large et aucune décision n'est prise sur la seule base de cette note). 

En outre, vous pouvez également vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous les utilisons pour nos intérêts légitimes. Toutefois, ce droit peut être limité lorsque nous avons des motifs légitimes impérieux de continuer à traiter vos données personnelles qui l'emportent sur vos droits en matière de protection de la vie privée.  

Veuillez nous contacter (voir ci-dessous nos coordonnées) si vous souhaitez vous renseigner sur l'un de ces droits. Notez également que, dans certains pays, vous pouvez modifier votre profil et vos données personnelles par l'intermédiaire de nos portails de recrutement en ligne. 

10. Comment nous contacter?

Nous espérons que cet Avis sur la protection des données personnelles vous a aidé à comprendre la manière dont nous traitons vos données personnelles et les droits dont vous disposez pour les contrôler.   

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant les informations que nous détenons à votre sujet, veuillez nous contacter par courrier électronique à l'adresse [email protected]. 

11. Plaintes

Vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données (« APD »). Nous vous serions toutefois reconnaissants de nous permettre de comprendre vos préoccupations avant que vous ne contactiez une APD. 

Pour plus d'informations, veuillez consulter l’article 12 de notre Avis sur la protection des données personnelles de WSP.  

12. Modifications du présent avis sur la protection des données personnelles

Cet Avis sur la protection des données personnelles a été mis à jour pour la dernière fois à la date indiquée en haut de page. Nous pouvons modifier cet avis de temps à autre en mettant à jour cette page.