WSP:s Integritetsmeddelande för arbetssökande

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

I samband med din ansökan om att få arbeta hos WSP kan vi komma att behandla följande kategorier av personuppgifter: 

• information som finns i ditt CV/resumé, personligt brev och akademiska uppgifter;
• information som tillhandahålls på ditt ansökningsformulär, inklusive namn, adress, telefonnummer, personlig e-postadress, utbildningsnivå, akademiska institutioner och språkkunskaper etc., samt den lön du har haft innan din ansökan om arbete hos till WSP (som tillhandahålls på frivillig basis); 
• yrkescertifikat eller yrkeslicenser som du innehar och alla andra yrkeskvalifikationer/certifieringar; 
• information om huruvida du har rätt att arbeta i det land du har ansökt om att få arbeta i, inklusive eventuella visum/arbetstillstånd som du har;
• dina resultat/svar från personlighetstester/andra online-bedömningar som genomförts under WSP:s rekryteringsprocess;
• dina önskade löne-, anställnings- och omplaceringspreferenser; och 
• information som lämnas till oss under en intervju. 

Beroende på vilket land du ansöker om att få arbeta i och om vi har laglig rätt att göra det, kan vi eventuellt också komma att be om de personuppgifter som anges nedan för att bevaka mångfald och lika möjligheter inom WSP:s personalstyrka. Denna behandling görs dock på frivillig basis, så om du föredrar att inte ge oss följande information så behöver du inte göra det: 

• födelsedatum;
• nationalitet;
• genus;
• sexuell läggning;
• religion;
• ursprungsbefolknings identitet;
• om du har flyktingstatus;
• etnicitet;
• militär/veteranstatus; och
• funktionsvariation (inklusive om det krävs rimliga anpassningar för intervjuer/bedömningar). 

Utöver den information du lämnar direkt till oss kan vi också behandla information om dig som vi hittar från andra källor. Till exempel: 

• rekryteringsbyråer (din CV/resumé och andra uppgifter som kan komma att delas med oss från av oss anlitad rekryteringsbyrå i det land där du ansöker om att få arbeta i.  För information om hur rekryteringsbyrån hanterar dina personuppgifter, vänligen vänd dig direkt till rekryteringsbyrån för att få tillgång till dess integritetspolicy);
• dina referenser;
• av dig namngivna akademiska institutioner och yrkesorganisationer (för att verifiera dina akademiska och yrkesmässiga kvalifikationer/certifieringar);
• tjänsteleverantörer som utför ytterligare bakgrundskontroller för vår räkning, i de fall vi har laglig rätt att göra detta, till exempel kontroller av brottsregister eller kreditupplysningar; och
• där du har gjort information om dig själv offentligt tillgänglig på karriärsidor, till exempel LinkedIn. 

Vi kommer att hantera alla personuppgifter om dig i enlighet med detta Integritetsmeddelande. 

3. På vilken rättslig grund använder vi dina personuppgifter?

De främsta rättsliga skälen till att vi samlar in dina personuppgifter är att det är nödvändigt:

• för att bedöma din lämplighet för den roll du söker, i syfte att ingå ett anställningsavtal med dig om din ansökan är framgångsrik;
• för att uppfylla våra juridiska och regulatoriska skyldigheter (till exempel genom att dokumentera våra anställningsrutiner och för andra skatte-, revisions- och arbetsrättsliga ändamål); eller
• för WSP:s berättigade intressen som bolag (till exempel är det absolut nödvändigt att använda personuppgifter för att rekrytera till vissa roller så att vi effektivt kan bedriva vår affärsverksamhet och för att hantera säkerheten i våra system), men endast när dessa intressen inte åsidosätts av behovet av att skydda din integritet. 

Dessutom, när vi samlar in personuppgifter från dig som kategoriseras som känsliga enligt dataskyddslagstiftningen använder vi dem för att uppfylla våra juridiska skyldigheter som potentiell arbetsgivare (t.ex. att säkerställa rättvisa rekryteringsprocesser).

Alternativt, om vi är juridiskt skyldiga att göra det i det land du ansöker om att få arbeta i, kommer vi be om ditt uttryckliga samtycke innan vi behandlar personuppgifter och/eller känsliga uppgifter som krävs för rekryteringsprocessen.

Observera att du kan återkalla ditt samtycke när som helst efter att du har lämnat det. Detta påverkar dock inte lagligheten av WSP:s tidigare användning av dessa uppgifter. I vissa situationer kan dock återkallandet av samtycke påverka vår möjlighet att rekrytera dig, till exempel om WSP inte kan göra vissa lagligt tillåtna bakgrundskontroller av dig.

4. Hur använder vi dina personuppgifter?

Vi kommer att använda dina personuppgifter för följande ändamål: 

• för att bedöma din lämplighet för anställning hos oss och i eventuella efterföljande intervjuer/bedömningsprocesser, och för att hjälpa oss i vårt beslut  huruvida vi ska ge dig ett erbjudande om anställning – kopior av den information du lämnar och eventuell ytterligare korrespondens kommer att behållas för att gå vidare med din ansökan och för dokumentation av  våra anställnings- och rättvisa tillträdesprocesser (se mer information nedan i "Hur länge sparar vi din personuppgifter?");
• för att hantera säkerheten i våra lokaler och system (inklusive våra ansökningsportaler online);
• för att skydda WSP:s juridiska rättigheter och uppfylla de juridiska och regulatoriska krav som ställs på WSP (inklusive utlämnande av information i samband med rättsliga anspråk och andra etik- och efterlevnadsutredningar)
• för att bedöma din kompetens och erfarenhet för passande jobbmöjligheter, där du har uttryckt intresse för att bli informerad om detta i framtiden; och      
• för att övervaka mångfald och lika möjligheter inom WSP, där vi har laglig rätt att göra det, genom att analysera eventuell kompletterande information som du lämnar till oss frivilligt (se ovan "Vilka personuppgifter samlar vi in?"). Vi använder inte denna information i något anställningsrelaterat beslut och den används endast i aggregerad form (dvs. informationen kommer att grupperas med liknande kategorier av information från andra och enbart för att tillhandahålla statistiska uppgifter och kommer inte att identifiera någon individ personligen).
  
   

Vi kan använda e-post eller telefon för att kontakta dig för att diskutera din ansökan och i vissa länder, om din ansökan är framgångsrik, kommer vi att kontakta dina referenser för att få referenser om dig.

Observera att om din ansökan godkänns och du erbjuds en tillsvidare- eller visstidsanställning hos WSP kan du behöva genomgå vissa bakgrundskontroller innan vi formaliserar din anställning hos oss. Beroende på vilken roll du söker och lagarna i det land du ansöker om att arbeta i, kan detta inkludera att verifiera dina akademiska/yrkesmässiga kvalifikationer, anställningshistorik, kredithistorik, brottsregister och medicinsk historia. Vi kommer dock endast att be dig att genomgå relevanta och lagligt tillåtna bakgrundskontroller i slutskedet av rekryteringsprocessen och vid den tidpunkten kommer du att: 

• få ytterligare information om hur dina personuppgifter kommer att användas i bakgrundskontrollprocessen, samt dina rättigheter med avseende på dina personuppgifter; och
• bli ombedd att ge ditt uttryckliga samtycke till att WSP utför sådana bakgrundskontroller. 

5. Vem delar vi dina personuppgifter med?

Vid behov kan vi dela dina personuppgifter med rekryteringsbyråer och andra tjänsteleverantörer som agerar för vår räkning, de kommer endast att använda informationen för att tillhandahålla den tjänsten. Vi kan till exempel använda tredjepartsleverantörer för att:

• utföra bakgrundskontroller för WSP:s räkning, eller
• assistera oss med personlighetstester/andra online-bedömningar som kan krävas under rekryteringsprocessen för vissa roller. 

Vi säkerställer att alla våra tredjepartsleverantörer avtalsmässigt förbinder sig till en lämplig nivå av säkerhet och sekretess för att skydda dina personuppgifter. Vi kan också dela dina personuppgifter med en köpare eller potentiell köpare av vår verksamhet, men endast när det är nödvändigt att göra det och under lämpliga sekretessförpliktelser.

Vi kan också behöva dela dina personuppgifter med andra enheter inom WSP-koncernen, till exempel när din roll innebär att arbeta med individer på våra andra kontor. Under vissa omständigheter kan vi behöva dela dina personuppgifter externt för juridiska eller regulatoriska ändamål, till exempel när en domstol eller polis eller annan brottsbekämpande myndighet eller tillsynsmyndighet har bett oss om det.

6. Överförs dina personuppgifter utomlands?

När du ansöker om att arbeta på WSP kommer dina personuppgifter att hanteras:

• av relevant WSP-bolag i det land där du är baserad och där du ansöker om att få arbeta, eller
• i ett land där WSP har centraliserat sina processer för att hantera ansökningar.

På grund av den globala karaktären hos WSP:s affärsverksamhet kan det vara nödvändigt att skicka dina personuppgifter till ett annat land, antingen till ett annat WSP bolag eller till en extern tjänsteleverantör. En lista över länder där vi är verksamma finns på vår webbplats. Vissa av dessa länder kan ha en annan standard för dataskydd än det land där du är baserad. För att säkerställa att dina personuppgifter skyddas enligt samma standarder globalt använder WSP exempelvis avtalsmässiga skyddsåtgärder eller andra lämpliga skyddsåtgärder.

7. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi är fast beslutna att se till att alla personuppgifter som vi har om dig förvaras säkert i enlighet med våra policyer och rutiner. Dessa inkluderar lämpliga organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder, såsom åtkomstkontroller, regelbundna penetrationstester av våra system och noggrant urval av personal och tredjepartsleverantörer.

8. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

När du ansöker om en tjänst hos WSP kommer vi att behålla dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar och förordningar (detta kommer att vara minst 12 månader från att ansökningsprocessen avslutats). För vissa jobbansökningar kan du dock ha möjlighet att låta oss behålla dina uppgifter under en längre period om 24 månader, detta så att vi kan meddela dig i de fallpassande roller blir tillgängliga i framtiden. I sådana fall kommer dina personuppgifter att raderas i enlighet med det alternativ du väljer på vår rekryteringsportal, såvida vi inte behöver behålla vissa uppgifter om dig för juridiska och regulatoriska ändamål.

9. Vilka rättigheter har du när det gäller dina personuppgifter?

Beroende på i vilket land du är baserad och/eller där du söker arbete kan du ha rätt att be WSP att:

1. tillhandahålla en kopia av dina personuppgifter;
2. korrigera eventuella felaktigheter i dina personuppgifter genom att ändra din online ansökan, så långt du kan göra det, eller genom att informera oss om att göra nödvändiga ändringar; 
3. ändra eller återkalla ditt samtycke till insamling, användning och utlämnande av dina personuppgifter, om WSP har inhämtat ditt samtycke till detta (observera dock vilken inverkan detta kan ha på din ansökan, se förklaringen i ”På vilken rättslig grund använder vi dina personuppgifter?").  
4. radera dina personuppgifter från våra system, såvida det inte finns en laglig grund för WSP att behålla dem (se förklaringen i "Hur länge sparar vi dina personuppgifter?"); 
5. pausa användningen av dina personuppgifter tills: 
• WSP verifierar eventuella felaktigheter i dina personuppgifter som du meddelar oss om; eller,
• vi bedömer att WSP:s berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas;
6. överföra dina personuppgifter till dig eller en annan organisation i ett allmänt använt elektroniskt format (så kallad rätt till dataportabilitet); och
7. att inte bli föremål för automatiserad behandling (observera dock att WSP för närvarande inte utför automatiserad behandling utan mänsklig inblandning – som en del av rekryteringsprocessen är till exempel poängsättningen av vissa online uppgifter automatiserad. Denna poängsättning används dock endast i ett bredare sammanhang i anställningsprocessen och inga beslut fattas enbart på grundval av själva poängen).

Dessutom kan du också invända mot vår användning av dina personuppgifter under vissa omständigheter, till exempel när vi använder dem för våra berättigade intressen. Denna rättighet kan dock vara begränsad om vi har tvingande berättigade skäl att fortsätta behandla dina personuppgifter som åsidosätter dina integritetsrättigheter. 

Vänligen kontakta oss (se våra kontaktuppgifter nedan) om du vill inkomma med en förfrågan om någon av dessa rättigheter. Observera också att du i vissa länder kan ändra/revidera din profil/dina personuppgifter via våra rekryteringsportaler online.

10. Hur kan du kontakta oss?

Vi hoppas att detta Integritetsmeddelande har varit till hjälp för att beskriva hur vi hanterar dina personuppgifter och dina rättigheter att kontrollera dem.  

Om du har några frågor, funderingar eller klagomål som rör den information som vi har om dig, vänligen kontakta oss genom att skicka e-post till [email protected]. 

11. Klagomål

Du har rätt att när som helst lämna in ett klagomål till relevant dataskyddsmyndighet. I första hand skulle vi dock uppskatta möjligheten att förstå dina bekymmer  innan du kontaktar en dataskyddsmyndighet.

Mer information finns i avsnitt 12 i vårt globala WSP Integritetsmeddelande.  

12. Ändringar i detta Integritetsmeddelande

Detta Integritetsmeddelande uppdaterades senast det datum som visas högst upp på denna sida. Vi kan komma att ändra detta Integritetsmeddelande från tid till annan genom att uppdatera den här sidan.